マイナンバ−

マイナンバ−

　平成２８年１月から制度の施行が予定されているマイナンバー制度。その番号の通知が、平成２７年１０月に開始されます。
　マイナンバー制度が開始されると、事業者は、社会保障や税の手続きのために、従業員やその家族のマイナンバーを取得し、適切に管理・保管しなければなりません。
　今回は、マイナンバー制度の概要と税務関係書類等について確認し、個人情報の取扱いについて特例的な対応方法が認められる中小規模事業者についても確認しましょう。

【マイナンバー制度の目的】
　マイナンバー制度は、いわゆる番号法（「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」）に基づいて、マイナンバー（個人番号）を効率的に管理、運用することにより、「公平・公正な社会の実現」、「国民の利便性の向上」、「行政の効率化」を目的としています。
　ただし、マイナンバーは社会保障・税・災害対策分野の中で、法律で定められた行政手続きにしか使うことはできないとされています。

【税務関係の申告書等にマイナンバーを記載】
　制度が施行されると税務関係の書類についてマイナンバーの記載が必要となり、例えば、申告書、申請書、届出書、法定調書等に提出する本人のマイナンバー、または法人番号を記載することになります。
　給与所得の源泉徴収票や、給与支払報告書については、（１）支払者のマイナンバーまたは法人番号（２）支払いを受ける者のマイナンバー（３）控除対象配偶者および扶養親族のマイナンバー等を記載します。

【扶養控除等申告書に記載するマイナンバーの収集】
　前述のとおり、番号が利用できる範囲は、法律や自治体の条例で定められた、社会保障・税・災害対策に制限されますが、事業主は、必要とされる従業員やその家族のマイナンバーを収集しなければなりません。
　また、マイナンバーは、あくまでも番号法に規定されている事務処理のために、収集、管理されるものであり、事業主はその番号の管理を徹底することが求められます。
　この点に関連して、番号の利用が開始される平成２８年１月以前に、従業員からマイナンバーを収集することは可能なのかが問題視されましたが、内閣官房では、マイナンバー関係事務のために、あらかじめマイナンバーを収集することは可能であることを明らかにしています。
　例えば、番号の通知が開始される平成２７年１０月以降、年末までの間に、従業員に平成２８年分の扶養控除等申告書の提出を求める際、個人番号関係事務実施者となる事業主が従業員からマイナンバーを収集することは可能です。

【マイナンバー導入のためのチェックリスト】
　現在、行政機関は、マイナンバー制度の周知に力を入れていますが、内閣官房では「マイナンバー導入チェックリスト」を公表しています。
　そこでは、従業員数の少ない事業者（いわゆる中小規模事業者（事業者のうち従業員の数が１００人以下の事業者のうち一定の者を除く事業者））について、以下の内容について確認するよう周知が図られています。

○担当者の明確化と番号の取得
　■マイナンバーを扱う人を、あらかじめ決めておきましょう（給料や社会保険料を扱っている人など）。
　■マイナンバーを従業員から取得する際には、利用目的（「源泉徴収票作成」「健康保険・厚生年金保険届出」「雇用保険届出」）を伝えましょう。
　■マイナンバーを従業員から取得する際には、番号が間違っていないかの確認と身元の確認が必要です。
　　（１）顔写真の付いている「個人番号カード」か、（２）１０月から届くマイナンバーが書いてある「通知カード」と「運転免許証」などで確認を行いましょう。

○マイナンバーの管理・保管
　■マイナンバーが記載された書類は、カギがかかる棚や引き出しに大切に保管するようにしましょう。無理にパソコンを購入する必要はありません。
　■パソコンがインターネットに接続されている場合は、ウィルス対策ソフトを最新版に更新するなどセキュリティ対策を行いましょう。
　■従業員の退職や契約の終了などでマイナンバーが必要なくなったら、細かく裁断するなどマイナンバーの書いてある書類を廃棄しましょう。パソコンに入っているマイナンバーも削除しましょう。

○従業員の皆さんへの確認事項
　■チェックリストの裏面「マイナンバー制度、はじまります。」を掲示版に貼るなどして、従業員の皆さんに通知が届く時期や何に使うかなど、基本的なことを知ってもらいましょう。

　まだまだ、どこまで徹底するのか、どのような取扱か、はっきりしないところもありますが、この時期に概要を知っておくことは大切です。準備しておきましょう。

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